Сроки хранения основных документов по кадровому учету в организации

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 574
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации. К сожалению, какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации, пока не издано, в связи с чем необходимо руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте года в статью Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов. Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством.

Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем.

В результате на "вечное поселение" в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов. Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.

Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п.

Архивным документом согласно п. В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Документы, отражающие специфические функции организаций присущие определенному виду деятельности , предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел. Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся Указания по его применению. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному.

Временные сроки хранения являются общими для всех организаций. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения договоры , то есть с источниками комплектования архивов.

Организации, не являющиеся таковыми, хранят документы постоянного срока следующим образом:. В приведенном в таблице 1 перечне документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, к таким документам относятся перечисленные в следующих статьях Перечня: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 24, 26, 35а, 36, 47, 48, 50, 74а, 84, 85, , , , , а, а, , а, В отдельных случаях при указании сроков хранения в Перечне используются примечания, комментирующие и уточняющие сроки, место хранения документов, выделяющие те разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от первоначально названных, или указывающие, что исчисление названного срока осуществляется с определенного момента например, после истечения срока действия договора.

Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года. Отметка "ЭПК" экспертно-проверочная комиссия , поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

В соответствии с п. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой предприятия порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Под экспертизой ценности документов согласно п. Пункт 2. Увеличение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы , а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке п.

Согласно ст. Статья Исключение составляют случаи, предусмотренные ст. Обратите внимание, что для определения сроков хранения документов необходимо проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных в апреле г. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. К сожалению, не все документы, предусмотренные законодательными актами, включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровых служб при формировании дел.

Например, Перечнем не предусмотрены уведомления об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др. Указанные уведомления могут включаться в состав личного дела работника или помещаться в дело с документами-основаниями к приказам по личному составу.

Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний, негосударственных организаций, списки учредителей участников. Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств. Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах представительствах.

Проекты штатных расписаний, документы справки, предложения, заключения, переписка по их разработке и изменению. Приемо-сдаточные акты; приложения к ним за исключением инвентаризационных документов, предусмотренных ст. Документы доклады, обзоры, сводки, справки , представляемые структурными подразделениями руководству организации. Документы исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, видеозаписи, фотодокументы и др.

Заключения ревизионной комиссии, аудитора аудиторской фирмы , государственных и муниципальных органов финансового контроля. Копии документов исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, протоколов, определений, постановлений, характеристик и др. Документы номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения :.

Проекты документов номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения. Документы акты, заключения, справки, переписка о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий, защите информации. Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов.

Дело фонда исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, листы, карточки фондов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов. Постоянно на государст - венное муниципаль - ное хранение передается при ликвидации организации.

Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства. Документы сводные расчетные расчетно-платежные ведомости табуляграммы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. В случае возникнове - ния споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончатель - ного решения.

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий. Документы копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. Документы информации, справки, сведения, ведомости, отчеты о наличии, движении, комплектовании, использовании работников.

Документы справки, сведения, списки о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников. Договоры об оказании финансовой помощи на создание и сохранение рабочих мест, на компенсационные выплаты работникам.

Документы рекомендации, психофизиологические нормы, справки о диагностике профессиональной пригодности работников:. Документы акты, протоколы, справки, докладные записки об организации труда при совмещении профессий. Документы расчеты, рекомендации, обоснования, заключения о прогнозировании повышения производительности труда.

Документы протоколы, справки, акты, переписка о проверке выполнения условий коллективного договора. Документы отчеты, справки, информации о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю.

Документы заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы о разрешении трудовых споров. Документы требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации о коллективных трудовых спорах с участием посредника.

Документы сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени об учете рабочего времени. Документы акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка о трудовой дисциплине. Документы справки, расчеты, докладные записки, предложения о разработке норм выработки и расценок.

Документы расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда. Документы справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы. Акты, предписания по технике безопасности; документы справки, докладные записки, отчеты об их выполнении.

Документы справки, предложения, обоснования, рекомендации о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности. Документы акты, справки, информации о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда. Документы докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка о состоянии условий и применении труда женщин и подростков. Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших летнего возраста:.

Документы акты, отчеты об авариях, аварийные листки, заключения экспертов, протоколы комиссий о расследовании причин аварий. Документы акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаях. Документы доклады, протоколы, справки, заключения, анализы о вредных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях.

Документы акты, докладные записки, заключения, переписка о сокращении рабочего дня в связи с вредными условиями труда. Документы протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др. Документы заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении высвобождении работников. Личные дела заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.

Документы анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др. Подлинные личные документы трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства. Документы справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др. Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность. Документы выписки из протоколов, списки трудов, отчеты конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц работников , не имеющих личных дел.

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет. Документы представления, ходатайства, анкеты, акты об установлении персональных ставок, окладов, надбавок.

Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий, документы справки, заключения об их рассмотрении. Документы доклады, справки, расчеты, докладные записки о подготовке, переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации. Документы представления, списки, характеристики, переписка о начислении стипендий учащимся работникам.

Документы представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации. К сожалении.

Глава 6 Хранение документов по кадровому учету

Акция месяца 8 88 Расскажем, сколько времени хранить кадровые документы, каким способом обеспечить их надежную сохранность. В статье — таблица с точными сроками хранения документов. Кадровая служба помимо создания необходимых документов и непосредственно кадровой работы должна обеспечить хранение кадровой документации. Для этого сначала разберемся в том, что является обязательным для хранения.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов. Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на "вечное поселение" в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов. Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии. Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п. Архивным документом согласно п. В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом

Хранение кадровых документов

Справка вызов на сессию: образец. Заявление на расширение зоны обслуживания образец. Архив трудовых книжек. Инструкция по охране труда. Как оформить сверхурочную работу. Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы.

Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов, которыми обычно занимается кадровая служба, Вы найдете в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденном Приказом Минкультуры РФ от Ниже приводим извлечение из этого документа.

Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи. Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения.

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению , а по окончании установленного срока хранения — уничтожению. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия. Комиссия дает рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам фирмы по вопросам:. Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы. Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций утв. Длительность срока зависит от степени значимости документов. Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ исполнен дело завершено, личное дело окончено п. Архив фирмы комплектуется делами постоянного, временного свыше 10 лет хранения, а также делами по личному составу п.

Сроки хранения кадровых документов

.

Каков срок хранения кадровых документов в организации

.

Сроки хранения документов

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Где хранить копии личных документов работников - Елена Пономарева
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 4
  1. Станислава

    Можете пожалуйста помочь , со скольки лет можно принимать участие в госзакупках?

  2. Алевтина

    Так это ж вроде давно уже так. Но были упомянуты дома, а что с перестройкой дома?

  3. teboulibull

    На это только лохи поведутся.

  4. Владимир

    Всё это конечно очень интересно слушать, но в Росси чтобы посадить человека не обязательно соблюдать все процессуальные действия. Так что можно сказать это бесполезная информация

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных